Gestión de la farmacia por categorías: cómo organizarla paso a paso

Trabajar la farmacia por categorías permite dejar de gestionar todos los productos de la misma manera.

Dermofarmacia, nutrición, salud capilar, ortopedia o salud de la mujer tienen públicos, necesidades, surtidos y formas de recomendación diferentes.

Por eso, una buena gestión por categorías en farmacia combina:

datos + surtido + espacio + formación + consejo + seguimiento.

El objetivo no es únicamente vender más.

Es decidir mejor qué trabajar y conseguir que cada categoría aporte valor al usuario y a la farmacia.

¿Qué es la gestión por categorías?

Consiste en gestionar cada área de la farmacia como una unidad con sus propios objetivos.

Por ejemplo, en una categoría de dermofarmacia podemos analizar:

• Qué necesidades aparecen más.
• Qué productos tienen mayor rotación.
• Qué margen aporta la categoría.
• Qué marcas merece la pena mantener.
• Qué formación necesita el equipo.
• Qué espacio ocupa.
• Qué resultados está consiguiendo.

Esto permite tomar decisiones con más criterio que limitarse a mantener el surtido porque “siempre hemos tenido esos productos”.

¿Qué beneficios aporta?

Mejora el surtido

Permite detectar productos que apenas rotan, duplicidades y necesidades que todavía no están cubiertas.

Así podemos construir un surtido más coherente.

Facilita la gestión del stock

Analizar cada categoría por separado ayuda a controlar:

• Rotación.
• Exceso de stock.
• Caducidades.
• Productos inmovilizados.
• Necesidades de reposición.

Puedes ampliar esta parte en nuestro artículo sobre cómo optimizar la gestión de inventario en farmacia.

Mejora el consejo

Una categoría bien gestionada no debería depender únicamente del producto.

El equipo necesita saber qué preguntar, qué recomendar y cuándo derivar.

Ayuda a tomar mejores decisiones

Permite saber qué categorías merece la pena potenciar y cuáles necesitan cambios.

No todas las áreas de la farmacia deben crecer de la misma manera.

1. Analiza primero tu farmacia

No empieces preguntándote:

“¿Qué categoría está de moda?”

Empieza por:

“¿Qué necesita mi farmacia?”

Analiza:

• Perfil de los usuarios.
• Ventas actuales.
• Margen.
• Rotación.
• Competencia cercana.
• Especialización del equipo.
• Espacio disponible.
• Necesidades que aparecen en el mostrador.

Una farmacia situada en una zona residencial puede tener oportunidades diferentes a otra situada junto a oficinas, un hospital o una zona turística.

2. Elige las categorías estratégicas

No es necesario intentar potenciar veinte áreas a la vez.

Puede ser más eficaz elegir algunas categorías en las que la farmacia quiera diferenciarse.

Por ejemplo:

• Dermofarmacia.
• Nutrición.
• Salud capilar.
• Ortopedia.
• Salud de la mujer.
• Infantil.
• Bucodental.
• Botiquín.

La elección debe responder a demanda + capacidad del equipo + potencial de la categoría.

Por ejemplo, Liceo cuenta actualmente con formación específica para gestionar categorías como Salud de la mujer o Botiquín, donde se trabajan surtido, implantación, consejo y objetivos.

3. Define el surtido

Una vez elegida la categoría, revisa qué productos necesitas realmente.

Puedes clasificarlos en:

Productos básicos: deben estar siempre disponibles.

Productos complementarios: amplían la recomendación cuando existe una necesidad real.

Productos especializados: dirigidos a situaciones concretas.

Evita tener demasiadas referencias que cubren exactamente la misma necesidad.

Más surtido no siempre significa mejor categoría.

Puede significar más stock inmovilizado y más dificultad para que el equipo conozca bien cada producto.

4. Asigna un responsable

Este punto lo reforzaría mucho respecto al artículo original.

Cada categoría estratégica debería tener una persona que la conozca especialmente bien.

Su función puede incluir:

• Revisar el surtido.
• Detectar faltas de stock.
• Analizar resultados.
• Formarse.
• Compartir novedades con el equipo.
• Proponer campañas.
• Revisar protocolos.

No significa que solo esa persona pueda trabajar la categoría.

Significa que existe un referente interno que se responsabiliza de su evolución.

5. Forma al equipo

Una estantería bien diseñada aporta poco si nadie sabe aconsejar sobre los productos.

El equipo debería conocer:

• Necesidades principales.
• Diferencias entre productos.
• Principios activos.
• Preguntas de indagación.
• Contraindicaciones.
• Señales de alarma.
• Productos complementarios.
• Criterios de derivación.

Actualmente, el catálogo de Liceo de Farmacia cuenta con 185 cursos y rutas de especialización para organizar la formación por áreas.

6. Trabaja el espacio

La ubicación también forma parte de la estrategia.

Una categoría debe resultar:

• Fácil de encontrar.
• Fácil de entender.
• Coherente.
• Ordenada.

Puedes agrupar los productos por necesidad en lugar de limitarte a colocarlos por marcas.

Por ejemplo, dentro de dermofarmacia:

Limpieza → hidratación → acné → manchas → fotoprotección.

Esto facilita tanto la compra como el consejo.

También puedes ampliar esta parte en nuestro artículo sobre merchandising en farmacia.

7. Crea protocolos de consejo

Una buena categoría debe tener detrás una buena conversación.

Por ejemplo, ante una persona que consulta por caída del cabello:

Preguntas → tipo de caída → duración → señales de alarma → recomendación → seguimiento.

Los protocolos ayudan a que todo el equipo comparta unos criterios básicos.

Puedes consultar nuestra guía para utilizar protocolos de consejo en farmacia.

8. Define objetivos

No basta con decir:

“Queremos potenciar nutrición.”

Define qué significa potenciarla.

Por ejemplo:

• Mejorar la rotación.
• Reducir stock inmovilizado.
• Aumentar el peso de una categoría.
• Formar al 100 % del equipo.
• Implantar nuevos protocolos.
• Mejorar el margen.
• Incrementar la recurrencia.

Un objetivo concreto permite saber después si la estrategia ha funcionado.

9. Mide los resultados

Algunos indicadores que puedes revisar son:

• Ventas.
• Margen.
• Rotación.
• Ticket medio de la categoría.
• Stock.
• Caducidades.
• Productos con baja salida.
• Evolución frente al periodo anterior.

Pero no midas solo facturación.

También puede ser útil valorar si:

• El equipo ha completado la formación.
• Utiliza los protocolos.
• Ha ganado autonomía.
• Existen menos dudas en el mostrador.

10. Revisa y ajusta

La gestión por categorías no se hace una vez y se termina.

Las necesidades cambian.

También cambian:

• Productos.
• Competencia.
• Tendencias.
• Demanda.
• Equipo.
• Resultados.

Por eso, revisa periódicamente qué funciona y qué necesita modificarse.

Una categoría que tenía sentido hace tres años puede necesitar hoy un surtido diferente.

¿Qué categorías merece la pena trabajar?

No existe una lista universal.

Algunas áreas habituales son:

Dermofarmacia

Permite trabajar necesidades relacionadas con piel, hidratación, acné, manchas o fotoprotección.

Nutrición

Puede incluir complementos, probióticos, nutrición deportiva o necesidades digestivas.

Salud capilar

Incluye caída, patologías del cuero cabelludo y cuidado cosmético.

Ortopedia

Puede aportar una gran especialización profesional y requiere formación específica del equipo.

Salud de la mujer

Permite organizar necesidades relacionadas con menstruación, salud íntima, menopausia, suelo pélvico o incontinencia.

Infantil y familiar

Puede tener sentido especialmente en farmacias situadas en zonas con familias jóvenes.

Lo importante no es trabajar todas.

Es elegir aquellas en las que tu farmacia pueda ofrecer un surtido coherente y un consejo realmente especializado.

Gestionar por categorías es gestionar mejor

Una categoría no debería ser simplemente una zona de la farmacia con productos parecidos.

Debería tener:

Un objetivo.

Un surtido definido.

Un responsable.

Un equipo formado.

Protocolos.

Indicadores.

Revisión periódica.

Cuando trabajamos así, la gestión por categorías deja de ser una estrategia de colocación de producto y pasa a convertirse en una herramienta para tomar mejores decisiones y desarrollar áreas de especialización dentro de la farmacia.