Todo lo que necesitas saber para el cierre del año en tu farmacia.

Llega diciembre y el ambiente de la ciudad cambia. El último mes del año trae un aire de expectación y urgencia. La preparación de unas fiestas que inundan el ambiente y no dejan indiferente a nadie. En la oficina de farmacia sucede algo similar. El ritmo cotidiano se combina con campañas comerciales para atraer a los rezagados de las compras navideñas. Al mismo tiempo, el local se viste de gala con decoraciones (incluso con concursos organizados por algunos colegios profesionales). Y, por supuesto, se suman las temidas tareas de cierre de año en la farmacia

Las tareas de fin de año en tú farmacia

Las farmacias, por su naturaleza, combinan aspectos públicos y privados. Esto que afecta tanto a la operativa diaria como a la gestión habitual. Además de las tareas comunes a cualquier negocio, como el control de precios, los inventarios, el cierre de caja o las campañas promocionales, deben atender actividades específicas del sector.

La escasez de tiempo, las vacaciones, un mayor trajín de gente por las compras, y sobre todo, una mala gestión a lo largo del año, puede terminar generando una “bola” de cosas que haga que sea difícil de digerir por muchas farmacias.

¿Qué hacer para evitarlo?

La clave está en una gestión eficiente. Para ello, es fundamental identificar y clasificar las tareas según su naturaleza:

Tareas informáticas: dentro de este grupo se encuentran tareas relacionadas con los programas de gestión tales como cierre del ejercicio, actualizaciones….
Tareas económicas: como cualquier negocio las tareas económicas de la farmacia al cerrar el año incluyen control de stock e inventario, si no se ha hecho en verano, cierre contable del año , llevado a cabo por el titular o por un gestor, y arqueo de caja entre otras.
Tareas sanitarias: dentro de este grupo se enmarcan actividades específicas de la farmacia, generalmente asociadas a la conservación de medicamentos más delicados como psicotropos y estupefacientes, y funciones propias del equipo de la farmacia como es la custodia del fármaco y de las recetas médicas.

Tareas informáticas

En conjunto de actividades a realizar asociadas al software de gestión informática. Aunque la ejecución de cada una de estas labores va a depender del programa en sí, en esencia son las mismas para todos. Entre ellas destacan:

Generación de informes de estadísticas: Se valoran distintos aspectos como ventas por categorías, comparativas interanuales que dotan al farmacéutico de conocimientos sobre el estado real de la farmacia.
Cierre del ejercicio: a nivel del programa informático. Es indispensable realizar esta tarea antes de la primera venta del año siguiente, realizándose en el servidor.
Elaboración de la copia de seguridad: Más allá de la copia de seguridad diaria en el servidor. Es importante realizar una copia de seguridad dentro de un dispositivo externo que se almacenará en el domicilio del titular.
Actualizaciones: los programas informáticos tienen distintas actualizaciones a final de año. Estosse pueden ejecutar antes del cierre de año pero mayoritariamente se hacen el primer día del año siguiente.

Tareas económicas

Como cualquier negocio, el mes de diciembre marca el fin del año económico. Antes de que termine deben regularizarse ciertos aspectos de la actividad, entre ellos:

Cierre del año fiscal: Implica la preparación de ciertos impuestos, aunque estos se liquiden más adelante, como son el Impuesto de Sociedades y el IVA (siempre que la farmacia no tenga recargo de equivalencia), dentro del cual hay que presentar el cuarto trimestre además de presentar el modelo 390, y el IRPF, presentando los modelos 111 y 115 (cuando correspondan) y el 190, entre otros.
Cierre contable de la farmacia: realizado por el titular de la farmacia o por un gestor, permite conocer la situación real a nivel financiero del negocio. El cierre prepara la contabilidad para el año entrante.
Generación de inventario: va a permitir conocer el valor de mercadería de la farmacia a una fecha concreta.
Planificación estratégica: definir objetivos y estrategias para optimizar la gestión del próximo año.

Tareas sanitarias

El carácter sanitario de la farmacia implica responsabilidades adicionales que deben cumplirse en el día a día. Por supuesto, tienen su impacto dentro de las cosas que hay que hacer en el mes de diciembre.

Declaración de estupefacientes: informe anual donde se detallan los movimientos de este grupo de fármacos en la oficina de farmacia a lo largo del año, así como stock actual de los mismos. Se realiza a través de un portal de la Consejería de Sanidad.
Revisión del stock de estupefacientes: Conviene hacerlo todos los meses, pero es indispensable a final de año. Puede realizarse mediante software o de forma manual. En cualquier caso verificando que las existencias coincidan con los registros del libro de estupefacientes.
Revisión de los libros recetario y de estupefacientes: Comprobar que los movimientos y existencias finales del libro de estupefacientes son correctos y coinciden con las ROE disponibles en la farmacia así como con los vales de estupefacientes emitidos. El libro recetario debe tener rellenos todos los campos adecuadamente, ya sea en formato papel o informático, y tener firmado los distintos días por un farmacéutico.
Control de recetas: las recetas deben estar perfectamente cumplimetadas por el médico y el usuario así como firmadas por el farmacéutico. En función del tipo de receta, deben ser archivadas un periodo determinado de años, siendo el mes de diciembre donde se procederá a la destrucción del año que ya no es preciso archivar. Esta destrucción debe ser acorde al alto nivel de sensibilidad de los datos que contienen.
Declaraciones de medicamentos especiales: por ejemplo, los antibióticos veterinarios.

Diciembre no tiene por qué ser sinónimo de caos.

Una buena planificación y una gestión inteligente transforman las tareas de fin de año en una oportunidad. Piensa en ello como un “reset” para tu farmacia: ajustar cuentas, revisar lo esencial y trazar un plan para mejorar.

¿El resultado? Una farmacia más organizada, eficiente y lista para superar cualquier desafío. Porque cuando todo está en su sitio, tu energía puede enfocarse en lo más importante. ¡Este diciembre, toma las riendas y haz que el 2024 empiece con fuerza!