Los 3 pasos para una buena gestión del equipo de la farmacia
Todos conocemos la frase de “un gran poder conlleva una gran responsabilidad”, y esto se puede aplicar también al mundo farma. En concreto, a la figura del titular de la farmacia.
Además de las tareas de dispensación y atención que también realizan el resto de farmacéuticos, un titular tiene que garantizar el funcionamiento del negocio. Se encarga, entre otras cosas, de gestionar el stock y realizar los pedidos necesarios para mantener el abastecimiento. También, de garantizar el cumplimiento de las normas de conservación y el registro de los medicamentos. Y, por supuesto, de coordinar al equipo de la farmacia. Aunque en muchas farmacias algunas de estas funciones recaen en la figura del gerente.
La gestión eficaz del equipo de la farmacia será crucial para garantizar un flujo de trabajo eficiente y, como consecuencia, dar un servicio de calidad a las personas que llegan al mostrador. En este artículo te contamos los 3 puntos claves que debes cumplir para conseguirlo.
Paso 1 para la gestión del equipo: Planificación
Implantar una estrategia en cualquier ámbito requiere una planificación, que nos permitirá distribuir nuestro tiempo y recursos. Lo mismo ocurre en la gestión del equipo de farmacia.
El titular tendrá que enumerar las tareas diarias que componen el día a día de la farmacia y repartirlas entre sus empleados. Asignará roles y responsabilidades específicas a cada miembro del equipo según sus habilidades individuales y la formación de cada uno. Por ejemplo, si uno de los farmacéuticos se ha formado en marketing farmacéutico, podría encargarse de las redes sociales. Por lo tanto, en la planificación deberán identificarse las fortalezas de cada empleado antes de hacer el reparto de tareas. De esta manera se aumenta la productividad y el farmacéutico estará más motivado.
Una vez repartidas las tareas, se debe planificar el tiempo. Una manera efectiva de lograrlo es mediante el establecimiento de un horario claro y bien definido. Esto permite a cada miembro del equipo conocer sus responsabilidades diarias y semanales, así como los plazos a cumplir. La planificación permitirá anticiparse a posibles problemas o a momentos en los que aumente la carga de trabajo. El titular establecerá un sistema de turnos eficiente y flexible, contribuyendo a evitar el estrés y la sobrecarga.
Asimismo, es importante diseñar un sistema de seguimiento para garantizar que las funciones se completan correctamente. También, que identifique cualquier incidente o retraso para que pueda ser resuelto rápidamente.
Paso 2 para la gestión del equipo: Comunicación interna
El segundo punto clave que debemos cumplir para una buena gestión del equipo de la farmacia es la comunicación. Será esencial para transmitirle a cada empleado lo planificado en el paso 1, y que tengan claras sus funciones y horarios. Además, la correcta gestión de la comunicación interna fortalece la cohesión del equipo, mejora la eficiencia y fomenta un ambiente de trabajo colaborativo. Algunas claves de la comunicación interna son:
- Establecer canales de comunicación efectivos. Pueden ser, por ejemplo, reuniones de equipo, correos electrónicos o aplicaciones de mensajería. Estos canales permiten compartir información relevante, discutir proyectos y resolver problemas de manera rápida y eficiente.
- La comunicación debe ser bidireccional. No se trata de que el titular suelte un monólogo, es esencial que el equipo participe. Es decir, crear espacios para que los empleados puedan expresar sus inquietudes, hacer preguntas, propuestas o recibir orientación. Fomentar la colaboración no solo mejora la comunicación, sino que también promueve un aprendizaje continuo y un enfoque multidisciplinario en la resolución de problemas. Además, un trabajador que se siente escuchado y que puede implicarse, se traducirá en un trabajador motivado.
- Fomentar un ambiente de confianza y respeto. Al utilizar canales como los que acabamos de mencionar, debemos garantizar que los miembros del equipo se sienten cómodos compartiendo ideas y opiniones. El titular debe asegurarse de que esta comunicación es constructiva, fortalece la unidad del grupo, respeta a cada uno de sus miembros, y promueve un clima laboral positivo.
- Aprovechar la tecnología. Hoy en día disponemos de muchísimas herramientas y plataformas que nos ofrecen soluciones no solo para la comunicación, sino para la planificación de las tareas y la organización de cada miembro. Por lo tanto, estar al tanto de los avances tecnológicos y probarlos puede ayudarnos a potenciar y gestionar la comunicación.
Paso 3: Motivación del equipo de farmacia
Un buen líder es aquel que es capaz de motivar y sacar lo mejor de su equipo. Es fundamental que el titular sepa cómo motivar a los farmacéuticos de su farmacia, y mantener el compromiso y entusiasmo con su trabajo. Para ello, los empleados deben poder implicarse y sentir que se les tiene en cuenta. A continuación te contamos algunas estrategias para fomentar la motivación en el equipo de la farmacia.
1. Establecer metas.
Una de las claves para la motivación es trabajar juntos para establecer objetivos. Estos deben ser claros, alcanzables, individuales y colectivos. Una vez que se hayan definido estas metas, se les deberá proporcionar los recursos y el apoyo necesarios para conseguirlos. Con ello, se consigue que los empleados tengan un sentido de propósito y dirección.
2. Formar a tu equipo.
Como te comentábamos en nuestro artículo “Las 5 razones por las que un farmacéutico debe seguir formándose”, la formación continua supone un estímulo para el farmacéutico, que podrá evolucionar y desarrollarse como profesional. Este crecimiento que proporciona la formación, además de motivarlo, mejorará su confianza y su atención en la farmacia, y lo preparará para afrontar mejor los imprevistos que puedan surgir. Para ello, existen plataformas con cursos de farmacia que abarcan las diferentes categorías.
3. Involucrar al equipo en el proyecto.
Incluir a los trabajadores en el futuro de la farmacia aumentará su compromiso y motivación. Para ello, se pueden tomar medidas como compartir información relevante sobre el desempeño del equipo, los avances del negocio y proyectos futuros.
4. Fomentar la autonomía.
La participación en la toma de decisiones puede ser una poderosa herramienta motivacional. Es decir, dar a los miembros del equipo la oportunidad de asumir responsabilidades y desafíos. Los empleados se sentirán más realizados e importantes para la farmacia si tienen voz en la resolución de problemas o en la implementación de nuevas ideas. Un ejemplo de ello es la aplicación de Protocolos de consejo, que permite a los empleados crear y proponer sus propios protocolos para abordar las consultas de la farmacia. Con esta herramienta pueden, además, votar los protocolos que más les gusten y participar de forma lúdica y divertida.
5. Promover un ambiente de trabajo positivo y gratificante.
Esto se consigue, entre otras cosas, celebrando los logros alcanzados así como reconociendo y valorando el buen desempeño. También, fomentando un equilibrio entre el trabajo y la vida personal, lo cual contribuye a aumentar la satisfacción laboral. Por último, se pueden realizar actividades y encuentros con el equipo fuera del ámbito laboral para reforzar ese ambiente y cohesión.
