Cómo optimizar la gestión de inventario en farmacia
La gestión de inventarios es una tarea fundamental en cualquier farmacia, pero a veces puede resultar un poco compleja. El inventario no es solo una lista de productos, sino un recurso esencial que permite a la farmacia operar de manera eficiente y efectiva.
Administrar adecuadamente el inventario implica conocer la cantidad y el tipo de productos disponibles en tu farmacia. Así como saber cuándo es necesario reabastecerse. En el mundo de las boticas, esta tarea se vuelve aún más crítica por la naturaleza sensible de los productos. Esto ocurre porque, no solo tienen fecha de caducidad, sino que ciertos productos o medicamentos tendrán además requerimientos específicos de almacenamiento.
Una gestión adecuada del inventario puede marcar la diferencia en la rentabilidad de la farmacia. ¡Aquí tienes todo lo que necesitas saber!
Tipos de Inventario en farmacia
En la farmacia, existen varios tipos de inventario que es importante conocer para optimizar su gestión:
1. Inventario permanente o de productos de alta rotación
Este tipo de inventario se lleva a cabo a diario, registrando la recepción de todos los pedidos. Permite conocer en todo momento el stock con el que contamos en la botica en todo momento. El inventario permanente está relacionado con productos que se venden rápidamente y que requieren una reposición frecuente. Por ejemplo, durante la temporada de gripe, la entrada constante de antigripales y medicamentos para el resfriado, pueden requerir de un registro diario para asegurarnos de poder hacer frente a un aumento significativo en la demanda.
2. Inventario periódico
Se trata de un inventario que se realiza 1 o 2 veces al año. Con él se registra el stock con el que cuenta la farmacia a largo plazo, incluyendo productos que tienen una menor demanda y que, por lo tanto, se compran de manera menos frecuente que los de alta rotación.
3. Inventario de productos estacionales
En el mundo de la farmacia, la estacionalidad juega un papel importante en el stock con el que contamos en las boticas. Habrá épocas del año donde una categoría de la farmacia se potencie y deba registrarse con mayor frecuencia que otras, ya que aumenta su demanda de manera temporal. Un ejemplo claro son todos los productos correspondientes al verano, como protectores solares, repelentes de mosquitos, anticelulíticos, etc.
Beneficios de la gestión del inventario en farmacia
Una gestión eficiente del inventario en la farmacia tiene sus ventajas. Cuidar con detalle el inventario y llevar a cabo una buena gestión y organización, tendrá los siguientes beneficios:
- Reducción de costes. Un control adecuado del inventario evita la sobrecompra de productos y reduce los costos de almacenamiento y desperdicio, especialmente de productos perecederos. Por ejemplo, controlar el stock de antibióticos de venta bajo prescripción puede prevenir pérdidas significativas debido a la caducidad.
- Mejora del servicio al cliente. Tener los productos necesarios disponibles en todo momento asegura que los clientes encuentren lo que buscan, mejorando la satisfacción y fidelización. Un cliente que siempre encuentra sus medicamentos disponibles es un cliente satisfecho que probablemente regrese.
- Optimización del espacio. Una gestión eficiente permite un mejor uso del espacio físico en la oficina de farmacia, destinando las áreas adecuadas para productos de alta rotación, estacionales o de baja rotación.
- Cumplimiento normativo. Un inventario bien gestionado facilita el cumplimiento de las normativas sanitarias y de seguridad, evitando sanciones y problemas legales.
¿Qué es el Modelo ABCD?
Un aspecto esencial para gestionar el inventario es conocer bien los productos de la farmacia y agruparlos en categorías que nos faciliten la tarea. Para ello, como indica el artículo de Elsevier, existen herramientas como el modelo ABCD. Se trata de una técnica utilizada para la gestión de inventarios que clasifica los productos en cuatro categorías según su importancia y rotación.
Implementar el modelo ABCD permite una gestión más eficiente y focalizada del inventario, priorizando los productos más importantes y ajustando los recursos según la categoría de cada uno. Por ejemplo, una farmacia puede destinar más espacio y recursos a los productos de la Categoría A, asegurando su disponibilidad constante, mientras gestiona de manera más conservadora los productos de la Categoría D.
Categoría A
Se trata de productos de alta rotación en la farmacia, que tienen una demanda constante y significativa. Esto implica que se venden rápidamente y requieren reposición frecuente. Estos productos son esenciales para el funcionamiento diario de la farmacia. Representan una parte importante de las ventas y la satisfacción del cliente. Por ejemplo, analgésicos de venta libre, tratamientos para infecciones frecuentes como la gripe y resfriado, o productos para curar pequeñas heridas.
Categoría B
Son productos de rotación media y valor medio. Requieren una gestión equilibrada para evitar tanto el exceso como la escasez. Por ejemplo, ciertos productos de cuidado personal o medicamentos de venta libre que no son de primera necesidad, pero que se venden regularmente.
Categoría C
Productos de baja rotación y bajo valor. Aunque su impacto en las ventas es menor, es importante mantener un nivel adecuado para satisfacer todas las necesidades. Un ejemplo podría ser los medicamentos para condiciones crónicas específicas.
Categoría D
Incluyen productos obsoletos o de muy baja rotación. Deben ser gestionados con cuidado para minimizar el desperdicio y liberar espacio para productos más rentables. Por ejemplo, productos que están siendo reemplazados por nuevas versiones más efectivas.
